EDI คือ
( Electronic Data Interchange (EDI) : Strategy for Successful )
( Electronic Data Interchange (EDI) : Strategy for Successful )
การสื่อสารยุคปัจจุบันสามารถสื่อสารถึงกันได้อย่างรวดเร็วไร้ขอบเขตจำกัด องค์กรที่มีเทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัยย่อยได้เปรียบในเชิงการแข่งขัน และประสบความสำเร็จได้เร็ว การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นกลยุทธ์การสื่อสารอีกประเภทหนึ่ง ซึ่งหลายองค์กรได้นำมาใช้ ทำให้การสื่อสารสะดวกรวดเร็ว ประหยัดงบประมาณในของกระดาษและการขนส่ง
การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Interchange (EDI) ) หมายถึง การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไปผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยตรง สามารถนำไปใช้ได้ทั้งองค์กรภายในและองค์กรภายนอก ทั้งในประเทศ และระหว่างประเทศตัวอย่าง เช่น ใบกำกับสินค้า ( invoices ) , ใบขนของ ( Bill Of Lading ) , และใบสั่งซื้อสินค้า ( Purchase Orders ) การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดว่า เป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Commerce : E – Commerce ) ปัจจุบันเริ่มมีหลายบริษัทหลายองค์กรที่นำเอาระบบ EDI เข้าไปใช้ ตัวอย่างเช่น Customs Declaration ( กรมศุลกากร – การนำเข้าส่งออกสินค้า ) , Purchase Order , Invoice ( ธุรกิจค้าปลีกค้าส่ง – การซื้อสินค้า , รายการสินค้า ) Payments ( ธนาคาร – การชำระเงินระหว่างองค์กร ) Manifest , Bill of Lading , Airway Bill ( ธุรกิจขนส่ง – การไหลเวียนของสินค้าระหว่างท่าเรือ และ รวบรวมระบบท่าเรือกับผู้ขนสินค้าในประเทศ และระหว่างประเทศ ) Letter of Credit ( ผู้นำเข้า – ส่งออก – กระบวนการนำเข้าส่งออก )
การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถประหยัดงบประมาณ และเวลาได้มาก เพราะเอกสารสำหรับการซื้อขายสามารถส่งผ่านระบบสารสนเทศ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ตลอดจนสามารถส่งผ่านถึงการสื่อสารทางไกลผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ด้วย แม้เกี่ยวกับงานพิมพ์ ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลเข้าที่เครื่องคอมพิวเตอร์ต้นทาง โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งเอกสาร ระบบของ EDI นี้ เป็นกลยุทธ์ที่อำนวยประโยชน์ได้อย่างสูง ช่วยให้เกิดความเชื่อถือได้อย่างแน่นอน โดยการเข้ารหัส ( Lock in ) ของลูกค้าให้ถูกต้อง และสามารถทำได้ง่าย ๆ สำหรับลูกค้า หรือผู้จำหน่าย ในการที่จะส่งสินค้าจากผู้จำหน่ายสินค้า
ลักษณะการดำเนินงานของระบบ EDI
การดำเนินงานของระบบ EDI มีขั้นตอนซึ่งทำหน้าที่ในการประสานงานกั้นหลายอย่างที่สำคัญ คือ
1. มี EDI Gateway ( Tradesiam ) ซึ่งมีหน้าที่เปรียบเสมือนกรมไปรษณีย์กลางอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งประจำการเพื่อเป็นศูนย์กลางในการต่อเชื่อมระบบของการรับ – ส่ง และแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจกับหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในวัฏจักรการดำเนินงานธุรกิจทั้งภาครัฐบาลและภาคเอกชนจากต้นทาง ( ผู้ส่ง ) ไปยังปลายทาง ( ผู้รับ )
2. โดยมี VANS ซึ่งมีหน้าที่เปรียบเสมือนเป็นศูนย์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ตามเขตต่าง ๆ ที่คอยให้บริการและดูแลระบบ EDI ตามขอบเขตและหน้าที่ของแต่ละ VANS ด้วยการดูแล และรับผิดชอบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การรับส่ง และแลกเปลี่ยนกันจนถึงปลายทางอย่างถูกต้อง รวมทั้งการได้รับความปลอดภัยทางด้านข้อมูลที่สามารถแสดงผลด้วยการลงบันทึกรายงานในแต่ละวัน และทำงานตลอด 24 ชั่วโมง
3. เอกสารธุรกิจที่รับ – ส่ง โดยผ่านทางระบบ EDI นั้น จะต้องผนึกด้วยซองอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นซองที่ได้รับมาตราฐานของการใช้รับ – ส่ง และแลเปลี่ยนเอกสารธุรกิจผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลก หรือที่สากลให้การยอมรับในนามของ UN/ EDIFACT
องค์กรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับ EDI ในส่วนขององค์กรและหน่วยงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ EDI คือ
1. End User ผู้ที่มีหน้าที่ในการรับ – ส่งเอกสารผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ ( ผู้ประกอบการ )
2. Value Added Networks ( VANS ) ผู้ที่มีหน้าที่ให้บริการทางด้านการรับ – ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ( เปรียบเสมือนกับศูนย์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ประจำเขตต่าง ๆ ที่ยินดีให้การบริการ )
3. EDI Gateway เป็นศูนย์กลางในการคัดแยกเอกสาร ทำหน้าที่ในการคัดแยก และนำส่งเอกสารผ่านไปยังจุดหมายปลายทาง รวมทั้งเป็นศูนย์กลางในการต่อเชื่อมระบบไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับธุรกิจนำเข้า และส่งออก
ประเภทการเชื่อมโยงของ EDI ( Typi – cal EDI Linkages )
ประเภทการเชื่อมโยงของการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น เป็นการเชื่อมโยงกันระหว่างผู้จำหน่ายสินค้า และลูกค้า การติดต่อของผู้จำหน่ายสินค้านั้น จะต้องมีส่วนของระบบการจัดจำหน่าย และในส่วนของลูกค้านั้นจะต้องมีส่วนที่เป็นชื่อของลูกค้า
ระดับการสร้างระบบของ EDI ( Degree of EDI Implementation )
การแลกเปลี่ยนกับหุ้นส่วนนั้น สามารถจะดูแลบำรุงรักษาได้หลายระดับ ซึ่งมีหลักการของการกำหนดการใช้งาน 3 ระดับ คือ
1. ระดับที่มีผู้ใช้คนเดียว ( Level – one – users ) โดยปกติจะมีเพียงหนึ่ง หรือสองชุดการประมวลผลเท่านั้นที่ถูกส่งมา ของหุ้นส่วน ยกตัวอย่างเช่น การส่งใบกำกับสินค้า และการส่งหลักทรัพย์ไปยังลูกค้า
2. ระดับที่มีผู้ใช้ 2 คน ( Level – two – users ) จะมีชุดของการประมวลผลจำกัดตัวเลขของหุ้นส่วนที่ถูกส่งมามากมาย บางทีอาจเป็นโรงงานอุตสาหกรรม มีหน่วยขององค์กรหลายองค์กรที่เข้าร่วมการส่งลักษณะนี้อย่างไรก็ตามการประยุกต์ใช้เท่าที่จำเป็นก็ไม่ได้ส่งผลกระทบอะไรมากมายนัก
3. ระดับที่มีผู้ใช้ 3 คน ( Level – three – users ) มิใช่เพียงแต่มีชุดของการประมวลผลจำกัดตัวเลขของหุ้นส่วนเท่านั้น แต่การประยุกต์ใช้ของคอมพิวเตอร์จะถูกปรับปรุงให้เข้ากับความเหมาะสมของ EDI
วัตถุประสงค์ของระดับที่มีผู้ใช้คนเดียวแระระดับที่มีผู้ใช้ 2 คน คือ การแปลงข้อมูลเอกสารให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผลการใช้ในระดับนี้จะถูกอธิบายความในลักษณะแนวคิดแบบเปิดกับเปิด ( Door – to door approach ) เมื่อมีผลกระทบนั้น มิได้มีเพียงแต่การสื่อสารข้อมูลและการประยุกต์ใช้ที่ถูกปรับปรุงให้ได้สัดส่วนของ EDI เพื่อให้ตรงกับทั้ง 3 ระดับ
ประโยชน์ของ EDI
1. ช่วยลดข้อผิดพลาด ( Reduced errors ) โดยปกติแล้วการนำข้อมูลเข้าระบบ มักจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก เพราะฉะนั้นหากมีการลดข้อผิดพลาดตรงนี้ได้ ก็จะเป็นประโยชน์อย่างมาก จากการศึกษาข้อมูลของกลุ่ม EDI Group Ltd. พบว่า เมื่อไม่มีการใช้ EDI มีข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นถึง 10.1 เปอร์เซ็นต์ แต่เมื่อมีการนำเอา EDI มาใช้ทำให้ข้อผิดพลาดลดลง เหลือ 4.4 เปอร์เซ็นต์
2. ช่วยลดงบประมาณ ( Reduced Costs ) เรื่องของงบประมาณนี้ สามารถลดลงได้จริง โดยเป็นการช่วยตัดงบประมาณนี้ สามารถลดลงได้จริง หมายถึงช่วยลดงบประมาณในเรื่องของเอกสาร และคู่มือการปฏิบัติงานที่ซ้ำซ้อนขององค์กรในเรื่องของการช่วยลดงานด้านเอกสารนี้ สามารถลดได้ถึง $1.30 ถึง $5.50 ต่อเอกสารหนึ่งชุดหรือในระดับที่สูงไปกว่านี้คือ การสั่งซื้อสินค้า การตระเตรียมการสั่งซื้อโดยใช้ระบบ EDI นั้นช่วยให้สามารถลดงบประมาณได้ตั้ง $75 ถึง $350 เหล่านี้ คือ ความเป็นจริงของระบบ EDI
3. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ( Increased Operational Efficiency )บริษัทต่าง ๆนั้นได้รับประโยชน์อย่างมากในการเข้าร่วมกับองค์กรระหว่างประเทศ เพราะฉะนั้น มีความเป็นไปได้สูงมากที่บริษัทเหล่านี้จะนำเอาระบบ EDI ไปใช้เพื่อขยายฐานบริษัทของตนเองให้กว้างไกลออกไปยิ่งขึ้น และในช่วงจังหวะนี้ถือว่าเป็นโอกาสที่ดีมาก ที่จะพัฒนาธุรกิจของตนให้มีประสิทธิภาพมากยิ่ง เพราะระบบ EDI จะเข้าไปแทนที่ระบบเอกสาร
4. ช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ( Increased ability to Compete ) ด้วยการผสมผสานกันระหว่างข้อดีของการช่วยลดงบประมาณ และลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่ดีที่มีอยู่ชนิดเดียวในเวลานี้ มันมีความเป็นไปได้ที่องค์กรระหว่างประเทศจะเน้นการนำเอาระบบ EDI มาใช้ในการติดต่อระหว่างบริษัทในเครือสมาชิก ทั้งนี้ เพื่อให้บริษัทซึ่งเป็นผู้แข่งขันสามารถที่จะมีกระบวนการเทคโนโลยีที่สอดรับกับผลิตภัณฑ์ และนอกจากนั้นยังเป็นการเสนอการบริการที่ดีให้กับลูกค้าด้วย
เทคโนโลยีพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Commerce Technology )
การสื่อสารข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของคอมพิวเตอร์ เนื่องจากปัจจุบันมีการใช้อินเทอร์เน็ตกันมาก และการรับข้อมูลส่วนใหญ่ก็มาจากอินเทอร์เน็ต อินเทอร์เน็ตเป็นโอกาสการเปิดรับข่าวสารเข้ามา โดยเฉพาะข่าวสารธุรกิจรวมไปถึงพาณิชยอิเล็กทรอนิกส์ด้วย การเลือกเทคโนโลยี มีอยู่ 3 ประการคือ
1. การเชื่อมต่อได้โดยตรง ( Direct Connectivity ) บริษัทสามารถที่จะสร้างการเชื่อมโยงการสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลกับหุ้นส่วน มีการนำวงจรมาใช้ เช่นการอาศัยข่ายการส่งของ AT&T , GTE , MCT และ Sprint วงจรนั้นก็จะนำมาจาการหมุนโทรศัพท์ หรือสายส่วนตัว และสามารถใช้ได้หลายทาง เช่น วงจรใยแก้วนำแสง และการส่งสัญญาณคลื่นไมโครเวฟเหล่านี้ คือ แนวทางการแลกเปลี่ยนการสร้างเครือข่ายทางธุรกิจและมันเป็นการจัดการแลกเปลี่ยนกับหุ้นส่วน ซึ่งเป็นการควบคุมได้โดยตรง
2. การเพิ่มมูลค่าด้วยระบบเครือข่าย ( Value Added Networks ) การเพิ่มมูลค่าเพิ่มด้วยระบบเครือข่าย ( Value Added Networks: VAN ) เป็นการจัดการเรื่องการให้การบริการโดยพ่อค้า ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นการให้การบริการทั่วไปอย่างเดียวเท่านั้น แต่เป็นการให้การบริการโดยมีการนำเอาระบบ EDI มาใช้ ตัวอย่าง เช่น การเพิ่มมูลค่าด้วยระบบเครือข่ายนี้ พ่อค้าจะจัดการเรื่องธุรกิจของตนเองด้วยซอฟต์แวร์ทำหน้าที่แปลกระบวนการ มีการดูแลเรื่องตัวเลข และจัดการเรื่องแฟ้มข้อมูล และเป็นผู้ช่วยในการให้การฝึกอบรมการแลกเปลี่ยนให้กับหุ้นส่วนด้วย
3. อินเทอร์เน็ต ( Internet ) ระบบอินเทอร์เน็ตสร้างโอกาสในการสื่อสารด้วยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ไร้พรมแดน และ ไม่เพียงแต่การแลกเปลี่ยนเชื่อมโยงกับหุ้นส่วนเท่านั้น แต่ยังสามารถโยงแลกเปลี่ยนสินค้าอุปโภคบริโภคเกือบทุกชนิด และ ที่เป็นที่นิยมอย่างมาก คือ พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งคาดหวังอย่างยิ่งว่า จะสามารถใช้โฆษณาประชาสัมพันธ์ได้อย่างดี นอกจากนี้ มีการขนส่งผลิตภัณฑ์บางอย่างผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
อุปกรณ์สำหรับใช้บริการ EDI
1. Hardware คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ โมเด็ม และระบบคู่สายโทรศัพท์
2. EDI Software ซึ่งมีซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับใช้ป้อนข้อมูลประเภทต่าง ๆ ของบริษัท หรือสำนักงานของผู้ใช้บริการ โดยมีบริษัท Software House เป็นผู้ให้บริการ
3. Translation Software เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการแปลงหรือแปลงข้อมูลที่ได้มาจาก Application Software แล้วแปลงให้เป็นข้อมูลของ EDI โดยมีบริษัท Solution เป็นผู้ให้บริการ
4. Communication Software ซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสาร เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการรับ – ส่งข้อมูล EDI ระหว่างผู้ใช้งานการสื่อสารแห่งประเทศไทย เป็นผู้ให้บริการ Transport Software
สรุป
การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไป ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีหลายประเภท เช่น การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ หรือกรณีที่กรมศุลกากรไทย นำเอาระบบ EDI มาใช้ในการจัดเก็บภาษีการตรวจปล่อยสินค้า การส่งเสริมการส่งออก และการป้องกันปราบปรามการลักลอบหลีกเลี่ยงภาษีศุลกากร เป็นต้น การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดเป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ส่วนลักษณะการดำเนินงานของ EDI มีส่วนสำคัญคือ 1.มี EDI Gateway 2. มี VANS 3. มีเอกสารธุรกิจที่รับ – ส่ง โดยผ่านระบบ EDI ส่วนข้อดีของ EDI มีมากมาย คือ ช่วยลดข้อผิดพลาด ช่วยลดงบประมาณ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติและช่วยเพิ่มความสามารถในการ
ขอบคุณที่มา :http://www.thaigoodview.com/
รายละเอียดของเนื้อหามีสาระ เข้าใจง่ายมาก
ตอบลบ